Jak dbać o dokumenty księgowe?

Jak dbać o dokumenty księgowe?

Funkcjonowanie firmy zależy od wielu czynników. Jednym z nich jest prawidłowy obieg informacji i odpowiednie przechowywanie dokumentów, co gwarantuje porządek i ład w dokumentach firmowych i prawidłowe wykonywanie służbowych obowiązków.

Dokumenty księgowe

Dokumenty księgowe to jedne z podstawowych dokumentów firmowych. Zaliczamy do nich: księgi podatkowe, rejestry, ewidencje, sprawozdania finansowe i dowody księgowe. Dlatego trzeba przechowywać faktury, ich korekty, duplikaty i pozostałe dowody przeprowadzonych transakcji.

Dokumenty księgowe dzielimy na własne zewnętrzne, wewnętrzne i obce. Dokumenty własne zewnętrzne to wszystkie, które przygotowuje się dla kontrahentów i przekazuje się w wersji oryginalnej, np. faktury za usługi i towary. Dokumenty wewnętrzne wystawia się na potrzeby funkcjonowania firmy. Natomiast dokumenty obce wystawia jednostka zewnętrzna.

Zasady archiwizacji

Wszystkie dokumenty księgowe wymagają archiwizacji. Ich odpowiednie przechowywanie to gwarancja prawidłowego funkcjonowania firmy. Z czasem dokumentów jest coraz więcej, więc warto zachować porządek, aby szybko i bez problemu znaleźć potrzebny dokument oraz zachować sprawny obieg dokumentacji firmowej. Poza tym dokumenty trzeba archiwizować, żeby w przypadku kontroli skarbowej był do nich swobodny dostęp.

Archiwizacja dokumentów księgowych wymaga przestrzegania pięciu zasad. Po pierwsze, dokumenty muszą być zabezpieczone, żeby osoby nieupoważnione nie miały do nich dostępu. Po drugie, powinny być uporządkowane chronologicznie z podziałem na miesiące lub rodzaje i projekty. Po trzecie, dokumentację finansową trzeba przechowywana przez co najmniej 5 lat od zakończenia roku obrotowego. Natomiast dokumentację kadrową dotyczącą wynagrodzeń i płac oraz niezbędną przy określaniu renty i emerytury należy przechowywać przez 50 lat. Po czwarte, należy przechowywać dokumenty oryginalne i elektroniczne, które trzeba chronić przed niedozwolonymi zmianami i rozpowszechnianiem oraz zniszczeniem i uszkodzeniem.

Po piąte, należy je sprawdzić pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym oraz muszę być zatwierdzone prze upoważnioną osobę przed ich uporządkowaniem i archiwizacją.

Archiwizację dokumentów firmowych, w tym także księgowych, możemy powierzyć firmie, która się specjalizuje w archiwizacji dokumentów i posiada doświadczenie. Dzięki temu może zaproponować efektywny i optymalny system przechowywania dokumentów, uzależniony od możliwości i potrzeb oraz regulacji prawnych. Niektóre tego typu firmy, oprócz archiwizacji i przechowywania dokumentów, oferują dodatkowe usługi. Zaliczamy do nich, np. skanowanie i niszczenie dokumentów oraz szkolenia z zakresu zarządzania dokumentacją. Poza tym mogą zajmować się sprzedażą produktów biurowych, które przydadzą się podczas przechowywania i archiwizacji dokumentów.

Warto sprawdzić referencje firmy, której powierzymy archiwizację naszej dokumentacji, gdyż budują pozytywny wizerunek i zaufanie do usługodawcy. Jedną z firm, które posiada szeroki zakres usług dot. dokumentacji jest System – Kompleksowe Zarządzanie Dokumentacją. Do jej podstawowych usług należy przechowywanie, archiwizacja i niszczenie dokumentacji oraz sprzedaż materiałów biurowych do archiwizacji.

Poleć artykuł

Komentarze