Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

W toku prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorca gromadzi wiele dokumentów księgowych. Jak długo powinien je przechowywać w swojej dokumentacji zgodnie z obowiązującym prawem?

Obowiązek przedsiębiorcy

Prowadzący działalność gospodarczą na terenie Rzeczypospolitej Polskiej przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania określonych dokumentów przez ujęty w przepisach okres. Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji Podatkowej, dokumentację księgową należy przechowywać do momentu, w którym upłynął okres przedawnienia. Okres ten wynosi 5 lat i jest liczony od zakończenia roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności związanego z nimi podatku . Wśród dokumentów tego rodzaju wyróżnia się:

  • księgi rachunkowe,
  • podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów,
  • ewidencje,
  • rejestry,
  • dowody księgowe,
  • sprawozdania finansowe,
  • dokumenty inwentaryzacyjne.

Taki sam okres przechowywania dotyczy dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych z ZUS, ale jedynie dla dokumentów wystawionych po 1 stycznia 2012 roku. Dla wcześniejszych obowiązek przechowywania dowodów ZUS obejmował 10 lat.

Warto przy tym podkreślić, że przedsiębiorca zobowiązany jest do powiadomienia w formie pisemnej Urzędu Skarbowego o miejscu przechowywania dokumentów podatkowych oraz o każdorazowej zmianie tego miejsca. Jeśli nie zastosuje się do takich przepisów i terminów przechowywania dokumentów, może zostać ukarany grzywną według stawek uwzględnionych w Kodeksie Karno-Skarbowym.


50-letni okres przechowywania dowodów

Aż pół wieku należy przechowywać dokumenty dotyczące pracowników. Do dokumentacji pracowniczej stosuje się 50-letni okres przechowywania dowodów, licząc od ostatniego dnia pracy pracownika u danego przedsiębiorcy. Tak długo przechowuje się listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody, służące za podstawę obliczania wysokości emerytury i renty.


Rękojmia i gwarancja

Tylko 12-miesięczny okres przechowywania dokumentów stosuje się do dowodów dotyczących rękojmi i reklamacji. Okres ten liczony jest od momentu wygaśnięcia reklamacji.

Poleć artykuł

Komentarze